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As sociedades limitadas e sociedades por ações deverão convocar, no caso das sociedades limitadas, reunião de sócios ou assembleia de sócios e, no que tange às sociedades por ações, assembleia geral ordinária, nos 4 (quatro) meses seguintes ao término do exercício social anterior.
Segundo dispõe o artigo 1.078 do Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002) e o artigo 132 da Lei das Sociedades por Ações (Lei nº 6.404/1976), nesta oportunidade os sócios ou acionistas devem tomar as contas dos administradores, examinar, discutir e votar as demonstrações financeiras preparadas para o exercício social anterior.
Cabe ainda a este encontro deliberar sobre a destinação do lucro do exercício fiscal e aproveitar o momento para eleição de administradores, membros do conselho de administração e membros do Conselho Fiscal, se for o caso.
As atas resultantes de tais reuniões deverão ser registradas perante a junta comercial do local da sede da empresa para surtir efeitos perante terceiros, bem como registradas no livro de atas das reuniões da entidade.
Vale observar que a aprovação de contas, sem reservas, dos balanços patrimoniais e as demonstrações exonera os membros da administração da sociedade/companhia, bem como, os do conselho fiscal (se houver) de responsabilidade perante tais sócios/acionistas com relação às referidas contas.
Por fim, sócios/acionistas, os quais também figurem como administradores da sociedade/companhia, devem se abster de votar tais balanços patrimoniais e demonstração financeiras, sendo que a deliberação tomada em decorrência do voto de sócio/acionista que tenha interesse conflitante com o da sociedade/companhia, é anulável.
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